Déléguer mieux commence par savoir ce qui prend votre temps

La question de la délégation revient régulièrement dans les conversations sur l'organisation des cabinets d'avocats. Et presque toujours, elle se pose de la même façon : « J'ai trop de travail, il faudrait que je délègue davantage. »

C'est la bonne intuition. Mais c'est rarement la bonne façon d’aborder la question.

La vraie question n'est pas « est-ce que je devrais déléguer ? » La réponse est presque toujours oui, à partir d'un certain niveau d'activité.

La vraie question est « quoi déléguer, précisément ? » Et là, beaucoup d'avocats sont moins à l'aise.

Parce que sans une vision claire de comment ils utilisent leur temps, il est difficile de répondre à cette question avec précision.

Le problème de la délégation au sentiment

La plupart des avocats savent, en gros, qu'ils passent du temps sur des tâches qui pourraient être faites par quelqu'un d'autre. La gestion administrative, les relances de règlement, la prise de rendez-vous, certaines recherches documentaires de base, la mise en page des actes.

Mais « en gros » n'est pas suffisant pour décider. Pour décider vraiment, il faut savoir :

•        Combien d'heures par semaine ces tâches représentent elles ?

•        Quel est leur impact sur mon chiffre d’affaires (CA) directement ou indirectement ?

•        Si je les délègue, combien de temps facturable est-ce que ça libère ?

•        Ce temps libéré, à mon taux horaire moyen, représente combien de CA supplémentaire ?

Ces questions méritent une réponse chiffrée. Et pour avoir une réponse chiffrée, il faut avoir tracé son temps.

Ce que tracer son temps révèle

Tracer son temps (même imparfaitement, même de façon approximative) n’est pas une expérience nouvelle, notamment pour les avocats qui fonctionnement essentiellement « au taux horaire ».

Mais comme l’objectif poursuivi est la facturation, ils ne tracent que le temps qu’ils estiment facturable. Le temps de production.

Lorsqu’on se met à tracer TOUT son temps, la révélation n'est pas toujours agréable. On découvre parfois qu'on passe 30% de son temps sur des tâches non facturables qu'on pensait « vite faites ».

Qu'une catégorie de tâches qu'on croyait mineure absorbe en réalité plusieurs heures par semaine.

Que certains clients, par leur façon de travailler, génèrent une charge administrative disproportionnée par rapport aux honoraires qu'ils représentent.

Que certains dossier que l’on croyait « rentables », ne le sont pas tant que cela.

Mais cette révélation est utile.

Parce qu'elle transforme une intuition floue (« je devrais déléguer davantage ») en une liste précise de ce qui mériterait d'être traité autrement.

Les trois catégories à identifier

Quand vous tracez votre temps et que vous l'analysez, trois catégories émergent naturellement.

Les tâches à haute valeur ajoutée. C'est votre cœur de métier : les actes, la stratégie, les audiences, les consultations. C'est ce pour quoi vous êtes indispensable. C'est là que vous devez pouvoir concentrer la majorité de votre temps.

Les tâches à valeur standard. Des tâches que vous pouvez faire mais qui pourraient, à terme, être confiées à un collaborateur formé : certaines rédactions de routine, des recherches documentaires, des actes standardisés. Elles génèrent du CA, mais pas nécessairement la même reconnaissance que votre activité principale.

Les tâches non facturables. Tout le reste : administratif, gestion, comptabilité courante, prise de rendez-vous, relances, gestion des outils. Nécessaires, mais pas génératrices de CA directement.

C'est cette troisième catégorie qui est la première cible de la délégation.

Et c'est elle qu'on sous-estime systématiquement, parce qu'elle se compose de petites tâches qui semblent rapides, mais qui, additionnées, représentent souvent plusieurs heures par semaine.

Ce que KAÏREX apporte concrètement

KAÏREX ne vous dit pas quoi déléguer. Mais il vous donne la visibilité pour le décider vous-même, sur la base de données réelles plutôt que d'intuitions.

En saisissant vos tâches avec leurs temps estimés d’une part et réalisés de l’autre, vous construisez progressivement une image de comment vous utilisez votre temps. Semaine après semaine, les habitudes émergent : les tâches qui reviennent, des tâches sur lesquelles l’estimations est trop généreuse ou, au contraire, insuffisante.

Le taux d'occupation calculé par KAÏREX vous montre quelle proportion de votre semaine est consacrée à des tâches facturables (au taux réel) et en quelle mesure elle vont vous permettre d’atteindre votre objectif de CA. Si cette proportion est insuffisante, vous le voyez et vous pouvez décider quoi en faire.

La connexion avec votre objectif financier vous permet de quantifier l'impact de la délégation : si vous déléguez X heures de tâches non facturables par semaine, et que vous les remplacez par des heures facturables à votre taux cible, voici ce que ça représente en CA annuel supplémentaire.

Ce que ça change vraiment

La délégation est souvent présentée comme une question d'organisation ou de confiance. Elle l'est, en partie. Mais c'est aussi, voire surtout, une décision économique.

Déléguer deux heures de tâches administratives par semaine à un.e assistant.e, c'est un coût. Mais si ces deux heures libérées permettent deux heures de facturation supplémentaires à 200 euros, le retour sur investissement est évident.

Cette arithmétique, beaucoup d'avocats la font mentalement sans jamais la formaliser.

KAÏREX vous aide à la formaliser, pour que les décisions de délégation soient prises sur une base solide, pas sur une fatigue passagère ou une intuition.

En résumé

Savoir quoi déléguer commence par savoir comment on utilise son temps. Et savoir comment on utilise son temps demande de le tracer, même imparfaitement.

KAÏREX vous donne la structure pour le faire naturellement, dans le cadre de votre pilotage d'activité habituel. Et avec cette visibilité, les décisions de délégation deviennent plus évidentes, plus justifiables, et plus efficaces.

Parce que déléguer les bonnes choses, c'est plus précieux que de déléguer beaucoup de choses.

KAÏREX est un outil de pilotage d'activité conçu pour les avocats. En traçant votre temps et en le connectant à votre objectif financier, il vous donne la visibilité nécessaire pour prendre de meilleures décisions de délégation.